Le système de workflow

Le problème

Un document comptable passe par de nombreuses étapes :

extraction ;
validation ;
qualification ;
rapprochement ;
comptabilisation.

À chaque étape, des problèmes peuvent surgir : TVA incohérente, tiers inconnu, montant inhabituel, facture potentiellement en double.

Certains problèmes sont bloquants : impossible de continuer sans correction. D’autres sont des avertissements : le document peut avancer si vous acceptez le risque.

Le workflow doit donc :

suivre l’état de chaque document ;
détecter les problèmes au bon moment ;
faire avancer automatiquement la comptabilité quand tout est en ordre.

La solution : un workflow à blocages

Simon organise la progression de votre comptabilité autour de trois types d’entités, chacun avec ses propres étapes. À chaque transition, le système vérifie les conditions et signale les éventuels blocages.

Entités suivies

Documents — de la réception jusqu’à la comptabilisation complète :

flowchart LR
    Z([Début]) --> A[Brouillon] --> B[Déposé] --> C[Extrait] --> D[Validé] --> E[Qualifié] --> F[Rapproché] --> G[Comptabilisé] --> H([Terminé])
    A -.->|rejet| R[Rejeté]
    B -.-> R
    C -.-> R

Étape	Ce qui se passe
Brouillon	Document généré en interne, en attente de confirmation
Déposé	En attente d’extraction des données
Extrait	Données extraites, en cours de validation
Validé	Montants et dates vérifiés, en qualification
Qualifié	Déductibilité et TVA déterminées, en rapprochement bancaire
Rapproché	Rapproché avec la banque, prêt pour la comptabilisation
Comptabilisé	Écriture comptable passée
Terminé	Parcours achevé

Périodes — le cycle de vie de la période comptable elle-même :

Étape	Ce qui se passe
Ouverte	Période en cours, les écritures s’accumulent
Clôturée	Clôturée (crée automatiquement la période suivante)

Les états « en revue », « prête » et « déposée » ne sont pas des états de période : ils relèvent du suivi des déclarations et de la phase calculée du workflow.

Déclarations — la progression d’une déclaration fiscale :

État	Ce qui se passe
Préparée	Déclaration construite ou brouillon de travail
Prête	Déclaration relue et prête à être déposée
Déposée	Déclaration confirmée comme déposée par vous
À réviser	Données modifiées après préparation, revue nécessaire
Rectifiée	Déclaration rectificative traitée
Archivée	Ancienne déclaration conservée pour trace

Le workflow expose aussi une phase calculée pour guider l’utilisateur : prérequis manquants, déclaration absente, déclaration prête, décisions de clôture en attente ou période clôturable. Cette phase est un diagnostic, pas un état stocké sur la période.

Société (onboarding) — les étapes de mise en route :

La société progresse à travers cinq étapes : configuration, reprise FEC, TVA, banque, puis prête. Chaque étape débloque de nouvelles fonctionnalités.

Hard vs soft blockings

Tous les blocages ne se valent pas. Simon distingue deux niveaux :

Hard blockings — le document ne peut pas avancer. Il faut corriger les données.

TVA incohérente (HT + TVA different de TTC) — corriger les montants
Aucun tiers identifié — créer ou associer un fournisseur/client
Erreur d’écriture comptable — corriger avant de pouvoir poster

Soft blockings — le document peut avancer si vous le décidez. Le skip est enregistré avec sa justification et sa conséquence.

Doublon potentiel — vous confirmez que c’est intentionnel
Orientation indéterminée (facture fournisseur ou client ?) — vous précisez
Couverture bancaire incomplète — acceptable en cours de mois

Les hard blockings protègent l’intégrité comptable : une écriture doit être équilibrée, une facture doit avoir un tiers identifiable. Transiger sur ces règles produirait des comptes faux. Les soft blockings, eux, informent sans imposer — la détection de doublons peut produire des faux positifs, la catégorisation automatique peut hésiter. Vous avez toujours le dernier mot.

Résolution des blocages

Deux chemins pour lever un blocage :

Automatique — quand une action modifie les données (correction d’un montant, association d’un tiers), le workflow réévalue les conditions. Si le problème a disparu, le blocage se lève tout seul.
Manuelle — vous fournissez les informations attendues via un formulaire structuré. Selon le blocage, ce formulaire prend différentes formes :

Type de formulaire	Usage
Confirmation	Simple validation (acquittement)
Choix	Sélection entre options (confirmer/rejeter, fournisseur/client)
Champs structurés	Corriger un montant, une date, un compte
Tableau éditable	Opérations bancaires, lignes comptables

L’agent et l’interface utilisent les mêmes formulaires de résolution — ce que vous pouvez faire dans l’UI, l’agent peut généralement le proposer aussi, et inversement.

Le cycle automatique

Après chaque action qui modifie la base de données, Simon enchaîne automatiquement :

flowchart TD
    A[Action exécutée] --> B[Détection des entités modifiées]
    B --> C[Réévaluation des blocages]
    C --> D{Encore des blocages ?}
    D -->|Non| E[Avancement automatique]
    D -->|Oui| F[Attente de résolution]
    E --> G[Reconstruction de la checklist]
    F --> G

Détection — Simon identifie quelles entités ont été touchées par l’action
Réévaluation — pour chaque entité modifiée, tous les blocages sont recalculés
Avancement — si plus aucun blocage ne subsiste, le document progresse automatiquement vers l’étape suivante
Checklist — la vue d’ensemble de la période est reconstruite

La checklist de période

La checklist agrège l’état de tous les documents et blocages d’une période en groupes visuels :

Groupe	Ce qu’il contient
Validation	Documents en attente d’extraction ou avec des erreurs de validation
Qualification	Documents à qualifier (déductibilité, TVA)
Rapprochement	Transactions bancaires non rapprochées
Comptabilité	Documents à comptabiliser
Déclaration	Blocages de clôture et déclaration (ICNE, IS, TVA…)
Paramétrage	Étapes d’onboarding restantes

Quand vous demandez “qu’est-ce qu’il reste à faire ?”, l’agent commence toujours par consulter cette checklist. Elle donne une vue complète et structurée du travail restant sur la période.

Régression

Un document peut être ramené à une étape antérieure. C’est utile quand on découvre une erreur en aval : plutôt que de bricoler, on revient en arrière proprement.

La régression nettoie automatiquement les artefacts créés en aval :

Depuis la comptabilisation — suppression des écritures
Depuis le rapprochement — annulation des groupes de rapprochement
Depuis la qualification — effacement des métadonnées de qualification

Une fois la régression effectuée, le cycle automatique reprend depuis la nouvelle étape : réévaluation des blocages, avancement si tout est en ordre. Le document repasse par le pipeline normalement.