Qualification des dépenses

Qualifier une dépense, c’est répondre à deux questions fiscales : quelle part est déductible, et la TVA est-elle récupérable ? En France, ces réponses obéissent à des règles précises — souvent contre-intuitives. Simon les automatise via un moteur de règles, en ne vous sollicitant que sur les cas qui le méritent.

La qualification intervient après l’extraction et la validation du document, et avant le rapprochement et la comptabilisation. Elle devient nécessaire dès qu’une dépense peut avoir un usage mixte, une TVA non récupérable, un barème ou une règle métier particulière.

Au moment de valider, vous vous prononcez sur la catégorie comptable, le taux professionnel, la TVA récupérable, le mode de déduction, et la création éventuelle d’un pattern pour ce fournisseur. Si une règle dépend d’un contexte absent du document, Simon bloque ou vous pose la question plutôt que de supposer.

Deux façons de déduire

Une dépense se déduit selon l’un de deux modes, et la différence est concrète.

En mode taux, un pourcentage fixe est déductible, le reste étant considéré comme personnel. Un téléphone de dirigeant à 50 %, par exemple : sur une facture de 100 € HT, 50 € passent en charge et 50 € sont imputés au compte courant d’associé (455).

En mode barème, seule la fraction comprise entre un plancher et un plafond est déductible. C’est le cas typique du repas que le dirigeant prend seul. Sur un repas à 15 € TTC :

plancher 5,50 € (valeur d’un repas pris à domicile) ;
plafond 21,40 € (maximum déductible) ;
déductible : 15,00 − 5,50 = 9,50 € ;
non déductible : 5,50 € ;
la TVA, elle, reste récupérable sur le total (15 €).

Les règles d’usine

Simon embarque une vingtaine de règles d’usine issues du BOFiP, chacune avec ses références légales. Une règle décrit les conditions qui la déclenchent (catégorie, type de carburant, contexte du repas…), le taux ou le barème appliqué, le sort de la TVA, et si une validation est requise.

Elles couvrent les cas les plus fréquents : la restauration (repas du dirigeant pris seul, au barème ; repas d’affaires ou d’équipe), le carburant selon la motorisation et le type de véhicule, les transports et locations, ou encore le télécom à usage mixte, le bureau à domicile, les assurances et cotisations professionnelles, les cadeaux clients, les amendes et les dépenses somptuaires. Les taux et seuils exacts dépendent du millésime installé : c’est l’agent qui applique la règle active et en cite la source.

La mémorisation : les patterns

Quand vous qualifiez une dépense à la main, Simon peut retenir votre choix sous forme de pattern, rattaché au couple fournisseur + catégorie.

Chaque pattern est stocké par triplet (fournisseur, catégorie, règle) et conserve le taux mémorisé, le taux de référence au moment de l’enregistrement, et le choix sur la TVA.

Ce dernier point a son importance. Si une règle d’usine change — révision d’un taux légal —, Simon compare le taux de référence enregistré dans le pattern au nouveau taux par défaut, repère le décalage et vous propose la mise à jour.

Le chemin de décision

En pratique, pour chaque document validé, Simon suit cette logique :

flowchart TD
    A[Document validé] --> B{Pattern existant ?}
    B -->|Oui| C[Appliquer le pattern<br/>silencieusement]
    B -->|Non| D{Règle applicable ?}
    D -->|Oui, sans validation| E[Appliquer<br/>automatiquement]
    D -->|Oui, avec validation| F[Proposer à<br/>l'utilisateur]
    D -->|Non| G[Qualification<br/>manuelle]
    F --> H{Vous confirmez ?}
    H -->|Oui| I[Qualifier + mémoriser le pattern]
    H -->|Ajuster| J[Qualifier au taux corrigé]