Déposer ses premiers documents
Une fois votre société créée — et, le cas échéant, votre FEC importé — vous pouvez commencer à déposer vos documents. C’est le geste de base de Simon : vous fournissez la pièce, il s’occupe de la lire, de la classer et de la faire entrer dans le cycle comptable.
Déposer un document
Glissez un PDF dans l’application, ou demandez simplement à l’agent de s’en occuper :
« J’ai déposé mes factures de janvier dans l’inbox »
« Traite le relevé bancaire BNP de février »
Un fichier peut contenir plusieurs documents — un relevé de six pages suivi d’une facture, par exemple. Pas besoin de les séparer vous-même : Simon les détecte et les traite indépendamment.
Les types reconnus
Simon prend en charge sept familles de documents, et sait quoi extraire de chacune :
| Type | Exemples | Ce que Simon en tire |
|---|---|---|
| Facture | Fournisseur, client, avoir | Montants HT/TVA/TTC, tiers, dates, lignes, catégorie |
| Relevé bancaire | PDF ou CSV | IBAN, opérations (date, libellé, montant, sens), soldes |
| Note de frais | Tickets, reçus | Montant, émetteur, catégorie, détails carburant/repas |
| Bulletin de paie | Fiche de paie | Brut, cotisations, net imposable, net à payer |
| Avis fiscal | Impôt, CFE, URSSAF | Type d’impôt, montant, date limite, base imposable |
| Engagement | Emprunt, crédit-bail, contrat | Échéancier, taux, durée, capital/intérêts |
| OD | PV d’AG, provisions, régularisations | Type d’OD, lignes comptables équilibrées |
Ce qui se passe au dépôt
Vous n’avez rien à orchestrer : déposer une pièce déclenche une chaîne automatique. Un sous-agent lit le fichier et le découpe en segments typés, chaque segment est annoté par la procédure adaptée à son type, puis les données extraites sont contrôlées et la pièce entre dans le workflow. Les fichiers identiques sont écartés au passage grâce à leur empreinte SHA256.
Si un contrôle échoue, le document n’est pas perdu : il est mis en attente avec un code de blocage qui dit précisément quoi corriger. Le détail de cette mécanique est décrit dans Ingestion de documents.
Et ensuite ?
Un dépôt réussi fait entrer chaque document dans le cycle de vie. À partir de là, le workflow le fait progresser tout seul tant que les prérequis sont réunis : extraction et validation des données, puis qualification (déductibilité, TVA), rapprochement bancaire, et enfin comptabilisation — l’écriture proposée attendant alors votre approbation.
Les blocages les plus courants
Au dépôt, vous rencontrerez surtout ces situations :
| Blocage | Type | Cause | Quoi faire |
|---|---|---|---|
| Extraction incomplète | dur | Données extraites non conformes | Corriger les champs extraits |
| TVA incohérente | dur | HT + TVA ≠ TTC | Corriger les montants |
| Solde de relevé faux | dur | Solde incohérent avec les opérations | Vérifier les opérations |
| Tiers manquant | dur | Tiers non identifié | Créer ou associer le tiers |
| Doublon probable | souple | Fichier très proche d’un existant | Confirmer ou écarter |
| Sens à préciser | souple | Facture fournisseur ou client ? | Préciser le sens |