Rapprochement bancaire

Rapprocher, c’est relier chaque ligne de votre relevé à sa pièce justificative — une facture, une note de frais, un avis fiscal. C’est ce qui transforme un flux bancaire brut en comptabilité prouvée. Simon propose pour cela quatre stratégies, de la plus automatique à la plus manuelle, et bascule de l’une à l’autre selon ce qu’il trouve.

Le rapprochement entre en jeu dès que les relevés sont importés et les pièces disponibles. Vous y validez la correspondance transaction ↔ document(s), les paiements partiels, les frais, arrondis et écarts de change, les imputations sans pièce, et les cas de compte courant d’associé. Détail important : créer un groupe de rapprochement vaut validation — il n’y a pas d’état « en attente d’approbation » par-dessus.

flowchart TD
    A[Transaction non rapprochée] --> B{Auto-match ?}
    B -->|Oui| C[Rapprochement 1:1<br/>automatique]
    B -->|Non| D{Document existant ?}
    D -->|Oui| E[Rapprochement<br/>direct]
    D -->|Non| F{Cas spécial ?}
    F -->|Oui| G[Catégorisation<br/>sans document]
    F -->|Non| H[Rapprochement<br/>manuel]

1. L’auto-match

Simon balaie toutes les transactions non rapprochées et propose les correspondances 1:1 évidentes. Pour chacune, il cherche un montant exact (à 0,01 € près, en euros ou en devise d’origine), des preuves d’identité (IBAN du tiers, référence E2E, alias de règle, jetons du libellé) et une proximité de date dans une fenêtre de dix jours.

Chaque proposition reçoit un score de confiance entre 0 et 1, construit par accumulation de signaux :

Signal	Apport
Montant EUR exact	+0,60 (base)
IBAN du tiers	+0,30
Référence E2E	+0,20
Alias (règle)	+0,10
Date < 3 jours	+0,10
Date 3 à 10 jours	+0,05

2. Le rapprochement direct

Quand la correspondance est identifiée — par l’agent ou par vous —, elle se pose directement. Une transaction peut se rapprocher d’un seul document (1:1), de plusieurs (1:N, pour un paiement groupé ou un couple avoir + facture), ou via un rapprochement assisté qui crée le groupe, ajoute les éléments et applique les ajustements (frais, arrondis, écarts de change) en une seule fois.

3. Les cas sans document

Toutes les transactions n’ont pas de justificatif au sens classique. Simon les traite par imputation directe :

Cas	Traitement	Compte
Salaires, charges sociales, TVA, frais bancaires…	Catégorisation directe (64 catégories disponibles)	Variable
Remboursement du compte courant d’associé	Imputation au compte d’associé	455
Document payé par le dirigeant (perso)	Passage par le compte d’associé	455
Paiement en espèces	Passage par la caisse	530
Lien avec un engagement (acompte, dépôt…)	Rattachement à l’échéancier	Variable
Pièce perdue	Charge exceptionnelle	678 → 471

4. Le rapprochement manuel

Pour les situations vraiment composites, l’agent monte le rapprochement pièce par pièce : il crée un groupe vide lié à la transaction, y ajoute documents et ajustements, et combine des éléments de rôles différents (paiement, avoir, frais, arrondi…) jusqu’à équilibrer.

Les rôles d’un élément

Dans un groupe, chaque élément joue un rôle précis — et seuls certains exigent un document :

Rôle	Document requis	Description
Paiement	oui	Règlement normal d’une facture
Avoir	oui	Note de crédit
Acompte	oui	Paiement partiel anticipé
Frais bancaires	non	Commission, agios
Arrondi	non	Écart d’arrondi
Écart de change	non	Différence de conversion
Catégorisation directe	non	Imputation sans justificatif

Le groupe et son état

Un groupe de rapprochement matérialise une correspondance active. Sa simple existence signifie qu’elle est validée : créer un groupe valide le rapprochement, le supprimer l’annule, et une transaction ne peut appartenir qu’à un seul groupe à la fois.

À la création d’un groupe, Simon génère aussi les écritures techniques nécessaires : un document de clearing (OD d’équilibrage via le compte d’attente 471) et, seulement si le groupe contient des frais, arrondis ou écarts de change, un document d’ajustement (frais bancaires 6271, gains/pertes de change 766/666, arrondis 758/658). Ces documents se synchronisent à chaque modification du groupe et disparaissent si le groupe est annulé.

Les suggestions

Avant de rapprocher, l’agent peut demander des pistes. Par transaction, il cherche les combinaisons de un à trois documents dont les montants correspondent ; par document, il liste les transactions candidates. Les suggestions sont classées par pertinence : règles connues, puis même tiers, montant exact, nombre de documents minimal, écart le plus faible.

Les tolérances

Paramètre	Valeur	Usage
Montant exact	± 0,01 €	Correspondance stricte
Écart petit	± 0,50 €	Arrondi automatique
Écart frais	± 1,00 €	Frais/arrondi avec ajustement
Fenêtre de date	10 jours	Proximité temporelle
Similarité de libellé	≥ 0,25	Correspondance sur les jetons